ASI1- Tarea para controles (I) - Solución

Lea cada situación atentamente y

1.- Enuncie un control que hubiera prevenido el problema o posibilitado su detección.

2.- Identifique uno o más controles alternativos que hubieran ayudado a prevenir o a detectar el problema.

Situación 1

Un empleado del grupo de control de datos obtuvo un formulario para modificaciones al archivo maestro de proveedores (en blanco) y lo completo con el código y nombre de un proveedor ficticio, asignándole como domicilio el número de una casilla de correo que previamente había abierto a su nombre.

Su objetivo era que el sistema emitiera cheques a la orden del referido proveedor, y fueran luego remitidos a la citada casilla de correo.

Cuando el listado de modificaciones al archivo maestro de proveedores (impreso por esta única modificación procesada en la oportunidad ) le fue enviado para su verificación con los datos de entrada, procedió a destruirlo.

Alternativas de Solución

• Los formularios para modificarse a los archivos maestros deberían ser prenumerados; el departamento usuario respectivo debería controlar su secuencia numérica.
• Los listados de modificaciones a los archivos maestros no sólo deberían listar los cambios recientemente procesados, sino también contener totales de control de los campos importantes,(número de registros, suma de campos importantes, fecha de la última modificación ,etc.) que deberían ser reconciliados por los departamentos usuarios con los listados anteriores.

Situación 2

Al realizar una prueba de facturación los auditores observaron que los precios facturados en algunos casos no coincidían con los indicados en las listas de precios vigente. Posteriormente se comprobó que ciertos cambios en las listas de precios no habían sido procesados, razón por la cual el archivo maestro de precios estaba desactualizado.

Alternativas de Solución

• Uso de formularios prenumerados para modificaciones y controles programados diseñado para detectar alteraciones en la secuencia numérica de los mismos.
• Creación de totales de control por lotes de formularios de modificaciones y su posterior reconciliación con un listado de las modificaciones procesadas.
• Conciliación de totales de control de campos significativos con los acumulados por el computador.
• Generación y revisión de los listados de modificaciones procesadas por un delegado responsable.
• Revisión de listados periódicos del contenido del archivo maestro de precios.

Situación 3

El operador del turno de la noche, cuyos conocimientos de programación eran mayores de los que los demás suponían, modifico (por consola) al archivo maestro de remuneraciones a efectos de lograr que se abonara a una remuneración más elevada a un operario del área de producción con el cual estaba emparentado. El fraude fue descubierto accidentalmente varios meses después.

Alternativas de Solución

• Preparación de totales de control del usuario y reconciliación con los acumulados del campo remuneraciones, por el computador.
• Aplicación de control de límites de razonabilidad.

Situación 4

XX Inc. Es un mayorista de equipos de radio que comercializa sus equipos a través de una vasta red de representantes. Sus clientes son minoristas locales y del exterior; algunos son considerados " clientes especiales", debido al volumen de sus compras, y los mismos son atendidos directamente por los supervisores de ventas. Los clientes especiales no se incrementan por lo general, en la misma proporción que aquellas facturadas a los clientes especiales.

Al incrementarse los precios, el archivo maestro de precios y condiciones de venta a clientes especiales no es automáticamente actualizado; los propios supervisores estipulan qué porción del incremento se aplica a cada uno de los clientes especiales.

El 2 de mayo de 1983 la compañía incrementó sus precios de venta en un 23%; el archivo maestro de precios y condiciones de venta a clientes comunes fue actualizado en dicho porcentaje.

En lo que atañe a los clientes especiales, algunos supervisores incrementaron los precios en el referido porcentaje, en tanto que otros -por razones comerciales- recomendaron incrementos inferiores que oscilaron entre un 10% y un 20%. Estos nuevos precios de venta fueron informados a la oficina central por medio de formularios de datos de entrada, diseñados al efecto, procediéndose a la actualización del archivo maestro.

En la oportunidad, uno de los supervisores acordó con uno de sus clientes especiales no incrementar los precios de venta (omitió remitir el citado formulario para su procesamiento) a cambio de una "comisión’’ del 5% de las ventas.

Ningún funcionario en la oficina central detectó la no actualización de los precios facturados a referido cliente razón por la cual la compañía se vio perjudicada por el equivalente a US$ 50.000. El fraude fue descubierto accidentalmente, despidiéndose al involucrado, pero no se interrumpió la relación comercial.

Alternativas de Solución

• La empresa debería actualizar el archivo maestro de precios y condiciones de venta aplicando la totalidad del porcentaje de incremento.
• Los supervisores de venta deberían remitir formularios de entrada de datos transcribiendo los descuentos propuestos para clientes especiales.
• Los formularios deberían ser prenumerados, controlados y aprobados, antes de su procesamiento, por funcionarios competentes en la oficina central.
• Debe realizarse una revisión critica de listados de excepción emitidos con la nómina de aquellos clientes cuyos precios de venta se hubiesen incrementado en menos de un determinado porcentaje.

Situación 5

Un empleado del almacén de productos terminados ingresos al computador ordenes de despacho ficticias, como resultado de las cuales se despacharon mercaderías a clientes inexistentes.

Esta situación fue descubierta hasta que los auditores realizaron pruebas de cumplimientos y comprobaron que existían algunos despachos no autorizados.

Alternativas de Solución

• Un empleado independiente de la custodia de los inventarios debería reconciliar diariamente la información sobre despachos generada como resultado del procesamiento de las órdenes de despacho, con documentación procesada independientemente, por ejemplo, notas de pedido aprobadas por la gerencia de ventas.

De esta manera se detectarían los despachos ficticios.

Situación 6

Al realizar una prueba de facturación, los auditores observaron que los precios facturados en algunos casos no coincidían con los indicados en las listas de precios vigentes. Posteriormente se comprobó que ciertos cambios en las listas de precios no habían sido procesados, razón por la cual el archivo maestro de precios estaba desactualizado.

Alternativas de Solución

• Creación de totales de control por lotes de formularios de modificaciones y su posterior reconciliación con un listado de las modificaciones procesadas.
• Conciliación de totales de control con los acumulados por el computador referentes al contenido de campos significativos.
• Generación y revisión, por un funcionario responsable, de los listados de modificaciones procesadas.
• Generación y revisión de listados periódicos del contenido del archivo maestro de precios.

Situación 7

Una cobranza en efectivo a un cliente registrada claramente en el correspondiente recibo como de $ 18,01, fue ingresada al computador por $ 1.801 según surge del listado diario de cobranzas en efectivo.

Alternativas de Solución

• Contraloría/Auditoría debería preparar y conservar totales de control de los lotes de recibos por cobranzas en efectivo. Estos totales deberian ser luego comparados con los totales según el listado diario de cobranzas en efectivo.
• Un test de razonabilidad asumiendo que un pago de $361.300 está definido como no razonable.
• Comparación automática de los pagos recibidos con las facturas pendientes por el número de factura y rechazar o imprimir aquellas discrepancias significativas o no razonables.
• Efectuar la Doble digitación de campos criticos tales como valor o importe.